Análises extraídas do timesheet   Migalhas
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Análises extraídas do timesheet – Migalhas

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Na minha interpretação, os advogados vendem “tempo de cérebro” ao utilizar seu conhecimento, experiência e inteligência para resolver o desafio jurídico trazido por seu cliente e o timesheet representa o registro desse tempo destinado à formalização e cobrança de honorários e também é a coleta dos dados relevantes que vão servir de base para os controles gerenciais.

É sem dúvidas a peça de controle fundamental para todo escritório de advocacia, mas a obrigação de fazê-la é cansativa para os advogados e ainda mais fastidiosa para os coordenadores de equipe na sua revisão. Se por um lado, representa a “pedra no sapato” de todos profissionais jurídicos, por outro lado representa o sonho de todo gestor, pois é dela que saem praticamente todas as análises internas.

Para que possamos ter a análise dos principais indicadores de produtividade, eficiência e rentabilidade de forma completa e detalhada dos indivíduos, equipes, departamentos, casos (assuntos ou processos) e também clientes, precisam existir fundamentalmente:

  • O timesheet, preenchido por todos advogados e para todos os casos independentemente de sua forma de contratação (seja por hora, fixo, etapas, partido, etc.).
  • Nas horas, nas suas quatro versões, armazenadas para permitir geração de relatórios para avaliação de advogados, equipes, departamentos e do próprio escritório.

Status possíveis das horas e suas respectivas análises:

A situação inicial é representada pela marcação do tempo dispendido pelo advogado na elaboração de suas tarefas em termos cronologicamente puros, ou seja, sem nenhuma consideração de valor. Essas horas são chamadas de horas marcadas.

A análise destas horas por parte do coordenador fornece a avaliação se faz sentido o número de horas marcadas para uma determinada tarefa por aquele tipo de advogado (sua senioridade). Se o número anotado for muito alto pode haver a indicação de que o advogado exagerou ou ainda que a tarefa assinalada a ele tenha sido demasiadamente complexa para aquele tipo de advogado.

Se o coordenador considerar qualquer desvio, ele pode e deve fazer a devida correção para que o tempo trabalhado seja coerente com a complexidade da tarefa e as horas passam a ter outro status, ou seja, horas ajustadas.

A análise do timesheet deve ser feita obrigatoriamente pelo coordenador do advogado e/ou responsável pelo assunto (ou caso) e deve seguir, no mínimo, a mesma periodicidade contratual para a emissão das faturas daquele caso. A melhor prática recomenda o “fechamento semanal” do timesheet de modo a evitar acúmulo de trabalho aos coordenadores e a melhoria dos controle dos advogados. Um bom sistema de controle de timesheet deve manter o registro do histórico, ou seja, o valor marcado pelo advogado e o valor corrigido pelo coordenador.

Após a análise anterior, as horas estarão prontas para serem enviadas ao setor de faturamento que deve emitir uma pré-fatura e enviar ao responsável do assunto para análise. Se não houver qualquer limite para o valor da fatura (parcela fixa ou valor máximo por etapa), ela pode ser liberada para emissão e envio ao cliente (respeitados os tempos contratuais). Se houver limites financeiros contratuais na emissão da fatura, o responsável deverá ajustar o valor da pré-fatura ao valor contratual. O ajuste poderá ser feito reduzindo todas as horas lançadas de forma proporcional ou fazendo ajustes pontuais nos advogados que eventualmente tenham exagerado o lançamento.

O grau de ajuste da fatura dará ao coordenador e ao sócio que elaborou a proposta ao cliente (se não for a mesma pessoa) subsídios para analisar o nível de erro na elaboração da mesma, ou seja, se as horas previstas para a elaboração da tarefa foram suficientes ou insuficientes. Obviamente se a fatura for ajustada para mais, ou os advogados forma muito eficientes ou a proposta aceita foi elevada! Um bom sistema deverá armazenar o histórico dessas mudanças e após esse ajuste, as horas contidas na fatura passam a ter o status de “horas faturadas“.

A análise anterior deve ter a participação obrigatória do responsável do assunto e também do responsável pelo cliente, quando houver mais de um assunto em andamento do cliente no escritório (assuntos trabalhistas e tributários p.ex.).

Após a emissão e o envio ao cliente, ainda pode acontecer uma última situação quando houver uma diferença entre o valor faturado e aquele efetivamente recebido decorrente, por exemplo de uma variação cambial ou um desconto concedido após a emissão.

Repetindo mais uma vez, um bom sistema de faturamento deve permitir a redução das horas na mesma proporção da redução imposta à fatura e finalmente chegamos à quarta situação onde as horas obtém o status de “horas recebidas”.

Nesta situação o setor financeiro/recebimento deve comunicar o sócio responsável bem como o setor de faturamento para que façam as devidas alterações em seus controles.

José Paulo Graciotti

José Paulo Graciotti

Consultor, sócio e fundador da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.

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